Правила деловой переписки: 5 ключевых моментов

Развитие карьеры

За последние 2 года мир массово перешел в онлайн, и особенно сильно новые реалии затронули рабочие отношения. Сегодня вся коммуникация с сотрудниками и клиентами проходит по электронной почте, и у такого формата общения есть свои правила. На что стоит обратить внимание при создании делового письма? Рассказываем в этой статье!
Поделиться
Telegram
Вконтакте
WhatsApp
LinkedIn
Facebook

Оглавление

Не игнорируйте тему письма

За один рабочий день мы получаем десятки входящих писем. Если каждое из них будет называться «Без темы», «Срочный вопрос» или «Появилась идея», через пару дней получатель рискует сойти с ума, а его папка «Входящие» — превратиться в хаос. 

Правильная тема письма помогает быстро найти нужную ветку переписки, вот почему лучше не игнорировать эту строку, если вы все же хотите получить ответ. Между тем, названия «Срочный вопрос» недостаточно — оно ничем не лучше, чем вариант «Без темы». 

Но что тогда написать? Конкретику! Перед созданием письма спросите себя, зачем вы отправляете его. Ответ на вопрос и будет темой. Например, если вы хотите, чтобы руководитель согласовал ваш проект, тема может выглядеть так:

Тема письма: "Согласование проекта "Финансовая грамотность" - до 1 марта 2022"
Тема письма: "Посмотри пжлст"

Проверяйте вложения

Каждый из нас хотя бы раз в жизни отправлял письмо с фразой «Документ во вложении» без самого вложения. Чтобы не допустить такой ситуации, советуем начинать письмо с прикрепления файлов.

Старайтесь использовать общедоступные форматы файлов и не забывайте про их «вес»: часто в почтовых сервисах есть ограничения размера вложений, и, если размер вашего документа значительно больше, он просто не отправится.

Сервис

Mail.ru

Outlook

Gmail

Yandex

Максимальный размер файла

25 Мб

20 Мб

25 Мб

30 Мб

Если нужный файл «весит» больше, используйте облачные хранилища (например, Google Drive или Яндекс.Диск). Если ссылка на нужный файл выглядит громоздко, «зашейте» ее в текст. Выделите нужное слово или словосочетание, нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите задачу «Вставить ссылку».  

Старайтесь оперативно открывать письма и не стесняйтесь вежливо напомнить о себе собеседнику

Если ответ необходим вам срочно, укажите четкий дедлайн в теме письма. Ряд почтовых сервисов позволяют также добавить к письму напоминание, которое автоматически появится в календаре получателя. 

Во всех других случаях допустимым временем на ответ считается 1 рабочий день. Если коллега игнорирует вас уже неделю, вежливо напомните ему о себе и уточните, почему именно вы хотите получить его ответ.

"Иван, добрый день! У нас все готово, не хватает только вашего комментария. Посмотрите, пожалуйста, отчет до конца недели"
"Иван?))) Вы меня ингорируете?"

Если же вы сами затягиваете с ответом на письмо, предупредите об этом отправителя: 

"Иван, получила ваше письмо, смогу вернуться с ответом завтра вечером. Прошу прощения за задержку!"

Не отправляйте письма в нерабочее время

Даже если вы знаете, что коллега доступен 24/7, не переходите границы. Отправлять письма поздно вечером, в выходные и праздничные дни — моветон. У многих специалистов рабочая почта синхронизируется с мобильным телефоном, поэтому уведомление о рабочей задаче в субботу вечером вряд ли вызовет что-то, кроме раздражения. 

Кроме того, отправляя рабочее сообщение в нерабочее время, вы рискуете попасть в неудобную ситуацию: ваш собеседник может открыть его, прочитать и забыть. 

Как решить проблему? Поставить письмо на отложенную отправку. Эта функция доступна как в почтовых сервисах, так и в мессенджерах: просто выберите удобное время и запланируйте на него отправку. К тому же, если за выходные или праздники ваш вопрос потеряет актуальность, письмо можно будет легко удалить.

Помните, что рабочая переписка всегда может стать публичной

Ваше письмо могут переслать третьему лицу без редактирования, поэтому советуем придерживаться норм вежливости. Не обсуждайте коллег по почте, оставляйте максимально четкие и нейтральные комментарии, воздержитесь от нецензурных выражений. 

"Марина, посмотрела дизайн сайта. Думаю, нужно исправить следующие моменты: ..."
"Марина, что за дурдом?! Все отвратительно, передайте своим разработчикам, чтобы все переделали. За что мы им вообще платим?"

Это правило действует и в обратную сторону: если коллега прислал вам что-то, что надо передать третьей стороне, отредактируйте письмо перед отправкой. Обязательно проверьте вложения: по ошибке вам могли отправить конфиденциальные файлы. И смягчите накал страстей: дизайн и правда может быть отвратительным, однако портить репутацию фирмы нелицеприятными высказываниями — не лучший вариант. 

Поделиться
Telegram
Вконтакте
WhatsApp
LinkedIn
Facebook

еще из блога

обратная связь

Задайте вопросы, оставьте отзыв или выскажите предложения
Я отношусь к категории
Я хочу

спасибо

Ваше сообщение уже летит менеджменту компании Get experts

поговорим?

Мы с благодарностью относимся к вашим фидбэкам – они помогают нам становиться лучше.

мы используем файлы cookie и сервисы сбора технических данных посетителей сайта. Нажимая кнопку «Принимаю», Вы даете согласие на обработку Ваших персональных данных, собираемых с помощью файлов cookie и сервисов сбора технических данных посетителей, с целью администрирования сайта, улучшения и обеспечения правильной работы сайта, аналитики и таргетирования рекламы.

здесь подробнее о «политике в отношении обработки персональных данных».